Bonnes pratiques, trucs & astuces pour commencer à utiliser Microsoft Teams !
Félicitations, vous êtes équipés de Microsoft Teams! Vous ne le savez peut-être pas encore mais cet outil peut totalement changer votre façon de travailler et de communiquer avec vos collègues, clients et partenaires pour gagner en fluidité et en efficacité. Vous trouverez ici des contenus pour vous aider à tirer le maximum de bénéfices de cette solution.
Pour commencer, voici un aperçu de l’interface pour en comprendre sa structure, et un guide sur les fondamentaux autour de l’usage de cet outil.
Télécharger le quick start guide
Télécharger les fondamentaux
Les Conversations
- Commencez à échanger avec vos collègues en mode ‘chat’ que ce soit en one-one ou en discussion de groupe.
- Utilisez les conversations au maximum afin de remplacer les mails courts, ne concernant qu’un nombre réduit de personne du type « peut-on repousser la réunion…? », « bravo pour ta présentation »,…
- Sélectionnez les quelques contacts récurrents afin de les désigner comme étant « favoris ». Ils apparaîtront ainsi au plus haut de la liste afin de les retrouver rapidement (pour cela, dans la partie « Conversations » il suffit de faire un clic droit sur le contact que vous souhaitez mettre en favoris et sélectionner l’étoile).
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Découvrez les appels
- Lancez un appel directement depuis une conversation
- Ajoutez un participants en cours d’appel
- Partagez votre écran pendant un appel
- Répondez à un appel aussi depuis votre mobile dans Teams
- Retrouvez tout l’historique de vos appels et messages vocaux
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Utilisez les applications de bureau et de téléphone
- Encouragez vos collègues à télécharger et utiliser les applications sur PC et sur téléphone (iOs, Android, Windows 10).
- L’application mobile vous permet de recevoir des notifications pour ne rien manquer quand vous êtes en mobilité (réunions à distance, appels, conversations, collaborer en équipe…). Vous pouvez même paramétrer les notifications de l’application afin de ne pas être déranger certains jours ou à certains horaires. #droitàladéconnexion
Les réunions
- Prévoyez l’imprévu, ajoutez systématiquement un lien de conférence en ligne à votre réunion
- Préparez votre réunion en consultant les fichiers et les notes partagés lors de la dernière réunion
- Humanisez vos échanges en activant la caméra
- Concentrez l’attention sur vous en utilisant la fonction Flouter mon arrière-plan
- Des absents? Lancez l’enregistrement vidéo en 2 clics
- Prenez des notes partagées depuis l’interface Teams
- Echangez, partagez des liens et des fichiers dans la partie chat de la réunion Teams
- Retrouvez à tout moment l’enregistrement, les messages, les fichiers, les notes partagés dans l’historique de conversation
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Organisez vos équipes Teams
- Trouvez les équipes pertinentes au sein de votre organisation et assurez-vous que les membres de chaque équipe aient un objectif commun et qu’ils travaillent de façon collaborative.
- N’oubliez pas! Un Teams n’est pas un réseau social d’entreprise: il ne s’agit pas d’y mettre trop de participants. Il s’agit véritablement de vos équipes proches, avec lesquelles vous travaillez et collaborez en mode « projet » de façon régulière. Nous conseillons de limiter le nombre de membres à une trentaine voire une quarantaine de personnes pour ne pas noyer l’information.
- Par ailleurs une bonne pratique est de nommer au moins 2 administrateurs par équipe (au cas où l’un ou l’autre serait absent).
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Organisez vos canaux au sein de vos équipes Teams
- Ne créez pas trop de canaux d’un coup, laissez également vos collègues en créer en fonction de leurs besoins.
- Exemples de canaux en fonction des équipes:
- Pour une équipe d’ingénieurs : site web, expérience utilisateur, performance, architecture,…
- Pour une équipe de commerciaux: opérations marketing, budgets promotionnels, nouveaux clients,…
- Téléchargez les fichiers utiles à vos équipes dans l’onglet « fichier » des bons canaux afin de leur permettre d’y avoir accès, d’échanger et de collaborer.
- Si vous avez déjà un site SharePoint ou un OneNote de collaboration pour votre équipe, n’hésitez pas à en faire un onglet pour plus de facilité à retrouver les éléments.
- De même si vous utilisez des applications métier ou des applications type Klaxoon, Asana, Trello,… n’oubliez pas de les connecter à vos équipes Teams dans les onglets. Cela vous fera gagner énormément de temps.
Créez de l’usage: assurez-vous que vos messages soient reçus et lus
- N’oubliez pas: pour que vos collègues voient ce que vous postez et qu’ils en soient notifiés, il vous faut utiliser les « @mention » : @équipe et @canal. Ainsi vous vous assurez que vos messages soient vus, lus et répondus.
- Microsoft Teams trouvera toute sa valeur pour vous lorsqu’il sera utilisé correctement par tous les membres de vos équipes de travail. N’hésitez pas à leur montrer ce que vous trouvez utile dans l’application et comment vous l’utiliser au quotidien pour gagner en efficacité.
- Afin d’être notifié dès qu’un message est publié dans un canal (que vous y soyiez mentionné(e) ou non), il s’agit d’activer les notifications des canaux qui vous intéressent plus particulièrement. Pour cela, cliquez droit sur le nom du canal et choisissez « Notifications »
- Afin de changer les modes de travail de vos collègues et de les aider à passer certaines de leurs communication e-mail par Teams, utilisez les adresses e-mails des canaux. Ainsi dans Outlook vous pourrez transférer les mails de vos collègues directement dans le canal associé pour y répondre et les amener à mieux utiliser Microsoft Teams. Afin de récupérer l’adresse e-mail d’un canal, cliquez droit sur le canal puis sur « obtenir l’adresse e-mail ».
